E-facturatie in België: wat de verplichting betekent voor Nederlandse groothandels

Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor hun B2B-transacties. Lever je vanuit Nederland aan Belgische zakelijke klanten, dan val je daar niet automatisch zelf onder, maar je afnemers moeten die facturen wel kunnen ontvangen en verwerken. Dat verandert in de praktijk wat zij van jou verwachten.

Dit artikel zet op een rij wat verplicht is, voor wie het geldt, wat het voor grensoverschrijdende verkoop betekent en wat je B2B-bestelomgeving hierin wel en niet kan doen. Het is geen fiscaal of juridisch advies; voor je eigen btw-positie is dat een vraag voor je accountant of fiscalist.

Een PDF is geen elektronische factuur

Dit onderscheid is de kern van de verplichting en wordt vaak verward.

Een PDF-factuur is in feite een afbeelding van een factuur. Je verstuurt hem per e-mail of zet hem klaar in een klantomgeving. Aan de ontvangende kant moet iemand de gegevens overnemen of door een scanoplossing halen.

Een gestructureerde elektronische factuur is een machineleesbaar bestand dat rechtstreeks tussen de software van leverancier en afnemer wordt uitgewisseld. De boekhouding van de ontvanger leest de factuurregels direct in, zonder overtypen.

VLAIO beschrijft dat facturen bij de nieuwe verplichting rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld en dat het versturen van een PDF-factuur via e-mail of een platform niet langer volstaat. Een factuur in je klantportaal beschikbaar stellen is dus prettig voor de klant, maar het is geen e-facturatie in de zin van de wet.

Peppol als uitwisselingsnetwerk

Voor die uitwisseling is Peppol het aangewezen kanaal. Het werkt met een eigen adressering per onderneming, waardoor een factuur niet in een mailbox belandt maar rechtstreeks in het administratiesysteem van de ontvanger. Je hebt daarvoor een toegangspunt nodig, doorgaans via je ERP-leverancier, je boekhoudpakket, je facturatiesoftware of een gespecialiseerde dienstverlener.

Peppol is geen Belgische uitvinding. Nederland, België en Luxemburg werken in Benelux-verband samen aan het versterken van grensoverschrijdend digitaal zakendoen via het Peppol-netwerk, en in Nederland is e-facturatie richting de overheid al langer via dat netwerk geregeld.

Wat er precies verplicht is, en voor wie

In België. Sinds 1 januari 2026 geldt de verplichting voor B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen, ongeacht bedrijfsgrootte. Facturatie aan particulieren valt buiten die verplichting.

Bij levering vanuit Nederland naar Belgische afnemers. De Belgische verplichting richt zich op in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen. Heb je geen vestiging in België, dan val je er niet automatisch onder. Je Belgische klanten zijn inmiddels wel ingericht op het ontvangen en verwerken van gestructureerde facturen, en die vragen dat in toenemende mate ook van hun leveranciers. Heb je zelf een Belgisch btw-nummer, dan is de situatie anders en is fiscaal advies noodzakelijk.

In Nederland. Voor binnenlandse B2B-transacties bestaat nog geen verplichting. Richting de overheid is e-facturatie al wel geregeld.

In Europa. Het ViDA-pakket maakt elektronische facturatie en digitale rapportage vanaf 2030 verplicht voor grensoverschrijdende btw-transacties binnen de EU. Voor een groothandel met Belgische of Duitse afnemers is dat geen ver-van-mijn-bedshow meer, maar een reden om de route die je nu inricht meteen bruikbaar te maken voor de rest van je exportmarkten.

Wat dit betekent voor je B2B-bestelomgeving

Je wordt niet compliant door iets in je webshop of klantportaal aan te passen. E-facturatie gebeurt in je facturatieproces en je ERP. Maar er zijn drie punten waar je online omgeving wel verschil maakt.

Factuurinzage en e-facturatie zijn twee verschillende dingen. Zorg dat je intern geen verwarring krijgt tussen "de klant kan zijn facturen downloaden" en "wij factureren elektronisch". De eerste is selfservice, de tweede is een wettelijke route. Een groothandel die denkt het geregeld te hebben omdat de PDF's in het portaal staan, komt bedrogen uit.

Eén bron voor factuurgegevens. De bedragen, betaalstatussen, openstaande posten en creditnota's die een klant in zijn accountomgeving ziet, moeten uit dezelfde administratie komen als de facturen die je via Peppol verstuurt. Ontstaat er een tweede administratie, dan krijg je afwijkingen waarover je klant belt precies op het moment dat je die vragen wilde terugdringen.

Behandel het als één project. Start je nu een traject voor selfservice op facturen en openstaande posten, en heb je Belgische afnemers, dan raakt dat dezelfde datastromen als je e-facturatietraject. Twee losse projecten op dezelfde ERP-data leidt tot dubbel werk en tot keuzes die elkaar in de weg zitten. Welke data je ERP kan ontsluiten en op welke manier, is in beide gevallen de bepalende vraag; het overzicht van ERP-integraties geeft een beeld van de systemen waarvoor die route al is uitgewerkt.

Praktische eerste stappen

• Breng je Belgische afnemers in kaart. Welk deel van je omzet loopt via in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen? Dat bepaalt de urgentie.
• Vraag je ERP- of boekhoudleverancier naar de Peppol-route. Is er een toegangspunt beschikbaar, wat kost het, en wat moet er aan je factuurdata gebeuren om aan het formaat te voldoen?
• Controleer je factuurdata op volledigheid. Gestructureerde facturen zijn strenger dan een PDF. Ontbrekende of inconsistente velden die in een PDF niemand opvielen, worden nu afgekeurd.
• Leg vast waar je klant welke factuurinformatie ziet. En zorg dat die weergave uit dezelfde bron komt als de verstuurde factuur.
• Vraag je fiscalist naar je eigen positie. Vooral als je een Belgisch btw-nummer hebt of overweegt.

De regelgeving rond e-facturatie is in beweging, in België, in Nederland en op EU-niveau. Controleer de actuele stand bij de Belastingdienst, VLAIO of je adviseur voordat je conclusies trekt voor je eigen organisatie.