E-Rechnung in Belgien: was das für Großhändler bedeutet

Seit dem 1. Januar 2026 müssen alle belgischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen für ihre B2B-Transaktionen verwenden. Liefern Sie aus Deutschland an belgische Geschäftskunden, fallen Sie nicht automatisch selbst darunter, doch Ihre Abnehmer müssen diese Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das ändert in der Praxis, was sie von Ihnen erwarten.

Dieser Artikel stellt zusammen, was verpflichtend ist, für wen es gilt, was es für den grenzüberschreitenden Verkauf bedeutet und was Ihre B2B-Bestellumgebung dabei leisten kann und was nicht. Es ist keine steuerliche oder rechtliche Beratung; für Ihre eigene umsatzsteuerliche Position ist das eine Frage an Ihren Steuerberater.

Ein PDF ist keine elektronische Rechnung

Dieser Unterschied ist der Kern der Verpflichtung und wird häufig verwechselt.

Eine PDF-Rechnung ist im Grunde ein Abbild einer Rechnung. Sie versenden sie per E-Mail oder stellen sie in einer Kundenumgebung bereit. Auf der Empfängerseite muss jemand die Daten übertragen oder durch eine Scanlösung schicken.

Eine strukturierte elektronische Rechnung ist eine maschinenlesbare Datei, die direkt zwischen der Software von Lieferant und Abnehmer ausgetauscht wird. Die Buchhaltung des Empfängers liest die Rechnungspositionen direkt ein, ohne Abtippen.

In Deutschland kennen Sie das bereits aus dem Inland: XRechnung und ZUGFeRD erfüllen die europäische Norm EN 16931, eine gewöhnliche PDF-Datei gilt umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung. VLAIO beschreibt für Belgien, dass Rechnungen bei der neuen Verpflichtung direkt zwischen der Software beider Unternehmen ausgetauscht werden und dass der Versand einer PDF-Rechnung per E-Mail oder über eine Plattform nicht länger genügt (niederländischsprachige Quelle). Eine Rechnung in Ihrem Kundenportal bereitzustellen ist also angenehm für den Kunden, doch es ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Peppol als Austauschnetzwerk

Für den Austausch mit Belgien ist Peppol der vorgesehene Kanal. Es arbeitet mit einer eigenen Adressierung je Unternehmen, wodurch eine Rechnung nicht in einem Postfach landet, sondern direkt im Buchhaltungssystem des Empfängers. Dafür brauchen Sie einen Zugangspunkt, üblicherweise über Ihren ERP-Anbieter, Ihr Buchhaltungspaket, Ihre Rechnungssoftware oder einen spezialisierten Dienstleister.

Hier liegt ein Unterschied zur deutschen Regelung. Deutschland schreibt das Format vor, nicht den Übertragungsweg: eine E-Rechnung darf auch per E-Mail übermittelt werden. Belgien legt den Kanal fest. Wer bisher deutsche Kunden per E-Mail mit XRechnungen beliefert, braucht für Belgien also zusätzlich einen Peppol-Zugang.

Was genau verpflichtend ist, und für wen

In Belgien. Seit dem 1. Januar 2026 gilt die Verpflichtung für B2B-Transaktionen zwischen belgischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, unabhängig von der Unternehmensgröße. Die Rechnungsstellung an Privatpersonen fällt nicht darunter.

Bei Lieferung aus Deutschland an belgische Abnehmer. Die belgische Verpflichtung richtet sich an in Belgien ansässige umsatzsteuerpflichtige Unternehmen. Haben Sie keine feste Niederlassung in Belgien, fallen Sie nicht automatisch darunter. Ihre belgischen Kunden sind inzwischen allerdings auf den Empfang und die Verarbeitung strukturierter Rechnungen eingerichtet, und sie verlangen das zunehmend auch von ihren Lieferanten. Haben Sie eine feste Niederlassung in Belgien, sieht die Lage anders aus und steuerliche Beratung ist notwendig.

In Deutschland. Die Umstellung läuft gestaffelt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ohne Übergangsfrist. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Die Einzelheiten stehen in den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.

In Europa. Das ViDA-Paket macht elektronische Rechnungsstellung und digitale Berichterstattung ab 2030 für grenzüberschreitende Umsatzsteuertransaktionen innerhalb der EU verpflichtend. Für einen Großhändler mit belgischen, niederländischen oder französischen Abnehmern ist das kein fernes Thema mehr, sondern ein Grund, den Weg, den Sie jetzt einrichten, gleich für Ihre übrigen Exportmärkte brauchbar zu machen.

Was das für Ihre B2B-Bestellumgebung bedeutet

Sie werden nicht compliant, indem Sie etwas in Ihrem Webshop oder Kundenportal anpassen. Die E-Rechnung entsteht in Ihrem Rechnungsprozess und in Ihrem ERP. Doch es gibt drei Punkte, an denen Ihre Online-Umgebung sehr wohl einen Unterschied macht.

Rechnungseinsicht und E-Rechnung sind zwei verschiedene Dinge. Sorgen Sie dafür, dass intern keine Verwechslung entsteht zwischen "der Kunde kann seine Rechnungen herunterladen" und "wir stellen elektronisch Rechnungen". Das Erste ist Selfservice, das Zweite ein gesetzlicher Weg. Ein Großhändler, der denkt, alles geregelt zu haben, weil die PDFs im Portal liegen, täuscht sich.

Eine Quelle für Rechnungsdaten. Die Beträge, Zahlungsstatus, offenen Posten und Gutschriften, die ein Kunde in seiner Kontoumgebung sieht, müssen aus derselben Buchhaltung kommen wie die Rechnungen, die Sie versenden. Entsteht eine zweite Buchhaltung, bekommen Sie Abweichungen, wegen derer Ihr Kunde genau in dem Moment anruft, in dem Sie diese Anfragen zurückdrängen wollten.

Behandeln Sie es als ein Projekt. Starten Sie jetzt ein Vorhaben für Selfservice auf Rechnungen und offene Posten, und haben Sie belgische Abnehmer, dann berührt das dieselben Datenströme wie Ihr E-Rechnungs-Projekt. Zwei getrennte Projekte auf denselben ERP-Daten führen zu Doppelarbeit und zu Entscheidungen, die einander im Weg stehen. Welche Daten Ihr ERP bereitstellen kann und auf welche Weise, ist in beiden Fällen die bestimmende Frage; die Übersicht der ERP-Integrationen gibt ein Bild der Systeme, für die dieser Weg bereits ausgearbeitet ist.

Praktische erste Schritte

• Erfassen Sie Ihre belgischen Abnehmer. Welcher Teil Ihres Umsatzes läuft über in Belgien ansässige umsatzsteuerpflichtige Unternehmen? Das bestimmt die Dringlichkeit.
• Fragen Sie Ihren ERP- oder Buchhaltungsanbieter nach dem Peppol-Weg. Gibt es einen Zugangspunkt, was kostet er, und was muss an Ihren Rechnungsdaten geschehen, um dem Format zu entsprechen?
• Prüfen Sie Ihre Rechnungsdaten auf Vollständigkeit. Strukturierte Rechnungen sind strenger als ein PDF. Fehlende oder inkonsistente Felder, die in einem PDF niemandem auffielen, werden jetzt abgewiesen.
• Ziehen Sie die deutsche Ausstellungspflicht mit in die Planung. Wer ohnehin bis 2027 oder 2028 auf E-Rechnungen umstellen muss, richtet Format und Datenqualität besser einmal ein als zweimal.
• Halten Sie fest, wo Ihr Kunde welche Rechnungsinformation sieht. Und sorgen Sie dafür, dass diese Ansicht aus derselben Quelle kommt wie die versendete Rechnung.
• Fragen Sie Ihren Steuerberater nach Ihrer eigenen Position. Vor allem, wenn Sie eine feste Niederlassung in Belgien haben oder erwägen.

Die Regelungen rund um die E-Rechnung sind in Bewegung, in Belgien, in Deutschland und auf EU-Ebene. Prüfen Sie den aktuellen Stand beim Bundesfinanzministerium, bei VLAIO oder bei Ihrem Berater, bevor Sie Schlüsse für Ihre eigene Organisation ziehen.