Die Marge verdampft an beiden Seiten. Was die klügsten Großhändler dagegen tun.

Ihr Einkaufspreis ist im vergangenen Jahr um durchschnittlich 8 bis 12 Prozent gestiegen. Ihre Lohnkosten sind um 5 bis 7 Prozent nach oben gegangen, unter anderem durch die Tariferhöhungen in der Logistik- und Großhandelsbranche. Ihre Transportkosten liegen strukturell höher als vor 2022. Und Ihre Kunden? Die akzeptieren eine Preiserhöhung von 3 Prozent, wenn Sie Glück haben, und wechseln andernfalls zu einem Wettbewerber, der dieselbe Marge verschenkt hat.

Auf der Kostenseite geht alles nach oben. Auf der Ertragsseite gibt es eine Decke. Das Ergebnis ist eine Marge, die jedes Quartal ein Stück schmaler wird, ohne dass eine einzelne große Ursache zu benennen wäre. Einfach die Summe aus Inflation, Arbeitsmarktknappheit und schärferem Wettbewerb, gleichzeitig, ununterbrochen.

Sie spüren es. Wo Sie noch Spielraum zum Steuern haben, ist eine andere Frage.

Im ersten Teil dieser Reihe haben wir die Arbeitsseite dieses Drucks betrachtet: manuelle Prozesse, die Sie in einem angespannten Arbeitsmarkt immer schwerer besetzen können. Hier geht es um die finanzielle Seite. Denn dieselben Prozesse kosten nicht nur Kapazität. Sie kosten Marge.

Wo die Marge wirklich versickert

Einkaufspreise sind sichtbar. Lohnkosten stehen in der GuV. Aber ein großer Teil des Margendrucks steckt in Prozessen, die Sie nie bewusst als Kostenposten gesehen haben, weil sie nun einmal immer so funktioniert haben.

Nehmen Sie die Auftragsabwicklung. Bei vielen Großhändlern kommt ein großer Teil der Aufträge noch per E-Mail, Fax oder Telefon herein. Diese Aufträge werden von Hand erfasst, auf Preisvereinbarungen geprüft und bestätigt. Jeder manuelle Schritt hat eine Fehlerquote. Fehler beim Preis: eine Gutschrift, ein Gespräch, Korrekturkosten. Fehler bei der Artikelnummer: eine Retoure, zusätzlicher Transport, ein Kunde, der seine Planung angepasst hat. Eine Untersuchung von Conexiom zeigt, dass die manuelle Auftragserfassung eine Fehlerquote von durchschnittlich 1 bis 3 Prozent pro Auftragszeile hat. Bei 500 Auftragszeilen pro Tag sind das strukturell 5 bis 15 Fehler. Jeder mit einem Kostenschwanz.

Dann die Angebotsprozesse. Ein Vertriebsmitarbeiter erstellt ein Angebot, schickt es per E-Mail, und diese E-Mail verschwindet im Posteingang eines Einkäufers, der sie drei Wochen später mit der Frage zurückschickt, ob der Preis noch gilt. Inzwischen haben sich Ihre Einkaufspreise geändert. Sie honorieren das Angebot trotzdem, weil die Beziehung wichtiger ist als die Marge bei diesem einen Auftrag. Verständlich. Aber multiplizieren Sie das mit dreißig Angeboten pro Woche, und der Schaden ist strukturell.

Und dann gibt es den Innendienst als Auskunftsstelle. Kunden, die wegen eines Auftragsstatus anrufen. Einkäufer, die fragen, ob ein Artikel vorrätig ist. Händler, die zum dritten Mal den Lieferschein anfordern. All diese Gespräche kosten die Zeit von Mitarbeitern, die schnell 50.000 bis 65.000 Euro im Jahr kosten. Wenn 40 Prozent ihres Tages für Fragen draufgehen, die online hätten beantwortet werden können, zahlen Sie viel Geld für Arbeit, die nichts beiträgt.

Die Marge versickert also nicht nur über den Einkauf. Sie versickert über die Art, wie Ihr Betrieb aufgestellt ist.

Die verborgenen Kosten von Legacy-Systemen

Es gibt noch eine Kostenschicht, die auf CFO-Ebene selten vollständig im Blick ist: die Total Cost of Ownership der Systeme, auf denen der Betrieb läuft.

Ein ERP- oder E-Commerce-System, das vor fünf Jahren in Betrieb genommen wurde, sieht auf den ersten Blick günstig aus. Die Lizenz ist bezahlt, die Implementierung ist abgeschrieben. Aber darunter liegt ein Eisberg an Kosten, die ständig weiterlaufen. Anpassungen, die bei jedem Software-Update erneut getestet und nachgezogen werden müssen. Ein externer IT-Partner, der für jede kleine Änderung an einer Schnittstelle drei Stunden berechnet. Upgrades, die aufgeschoben werden, weil sie zu teuer sind, wodurch das System immer weiter zurückfällt. Und irgendwann eine Migration, die unvermeidlich ist, aber jetzt doppelt so teuer wie vor zehn Jahren, weil sich die aufgeschobenen Anpassungen angehäuft haben.

Was wir in der Praxis bei Großhändlern sehen, die ihre Plattformkosten ernsthaft durchrechnen: Die tatsächliche TCO liegt strukturell höher als das, was im IT-Budget steht. Nicht weil jemand etwas verschweigt, sondern weil die indirekten Kosten über Abteilungen verteilt sind, die sie nicht als IT-Kosten erkennen.

Eine Schnittstelle, die 15.000 Euro pro Jahr an Wartung kostet, wirkt beherrschbar. Wenn dieselbe Schnittstelle zusätzlich zweimal im Jahr einen Tag stillsteht, bei jedem Update zwei Mitarbeiter beschäftigt und zweimal im Jahr eine Notreparatur erfordert, ist die tatsächliche Rechnung ein Vielfaches dieser Faktur.

Digitalisierung als Margenrückgewinnung

In vielen Organisationen wird Digitalisierung als Investition besprochen, als Kostenposten, als Projekt. Das stimmt in der Anfangsphase. Aber wenn Sie die Ertragsseite ehrlich durchrechnen, ist es genau umgekehrt.

Ein gut eingerichtetes B2B-Kundenportal, direkt mit Ihrem ERP verbunden, sorgt dafür, dass Kunden ihre eigenen Aufträge aufgeben, die Bestellhistorie einsehen, Rechnungen herunterladen und den Bestand prüfen. Ohne Ihren Innendienst. In der Praxis sehen wir bei Großhändlern, die diesen Schritt gehen, einen deutlichen Rückgang eingehender Serviceanfragen, teils bis auf die Hälfte des früheren Volumens. Das ist strukturell weniger Druck auf eine Abteilung, die ohnehin schwer zu besetzen ist.

Bessere Daten führen auch zu besseren Einkaufsentscheidungen. Wenn Ihre Auftragsdaten vollständig digital durchfließen, ohne manuelle Eingabe und ohne Verzögerung, sehen Sie Muster, die Sie vorher nicht gesehen haben. Welche Kunden auf Basis der Bestellfrequenz abzuwandern drohen. Welche Artikel strukturell zu viel Bestand haben. Welche Kundengruppen pro Auftragszeile am profitabelsten sind. Diese Erkenntnisse steuern Ihre Einkaufspolitik, Ihre Sortimentsentscheidungen und Ihre Kundengespräche. Nicht nach Gefühl, sondern nach Daten.

Und dann ist da noch die Kostenseite der Plattform selbst. Moderne Systeme erfordern weniger Anpassungen, haben Standardschnittstellen und verarbeiten Updates, ohne dass Sie Ihren IT-Partner anrufen müssen. Das ist nicht spektakulär. Aber es spart strukturell bei den Verwaltungskosten.

Digitalisierung ist kein Luxus. Sie ist das Mittel, mit dem Sie die Marge zurückgewinnen, die Sie in Ihren eigenen Prozessen verlieren.

Feste Kosten, keine Überraschungen

Für einen CFO, der IT-Investitionen kritisch betrachtet, ist "Was kostet das in der Anschaffung?" selten die richtige Frage. Was es über drei Jahre kostet, schon.

CloudSuite arbeitet mit einem festen Implementierungspreis und einer transparenten Lizenzstruktur ohne Zusatzkosten bei wachsender Nutzer- oder Umsatzzahl. Das klingt nach einem Detail, ist aber ein wesentlicher Unterschied zu Plattformen, die bei jeder Erweiterung eine neue kommerzielle Diskussion eröffnen. Keine unerwarteten Kosten, wenn Sie zwei neue Standorte hinzufügen. Keine höhere Rechnung, wenn Sie von 500 auf 1.000 aktive Kunden gehen.

Die Implementierung basiert zudem auf einem festen Vorgehen, aufgebaut aus jahrelanger Erfahrung mit Großhändlern und Produktionsbetrieben in der Benelux-Region und darüber hinaus. Das bedeutet kürzere Durchlaufzeiten, weniger Abhängigkeit von externen Beratern und weniger Risiko einer Kostenüberschreitung. Der Festpreis ist kein Marketingbegriff. Er ist das Ergebnis von genügend vergleichbaren Projekten, um zu wissen, was eine solche Implementierung wirklich kostet.

Wo fangen Sie an?

Die Marge steht unter Druck, und das geht nicht von allein vorbei. Aber die Kostenstruktur Ihres Betriebs ist nicht unveränderlich. Es gibt Kostenposten, die Sie angehen können, ohne die Qualität Ihrer Dienstleistung zu beeinträchtigen.

Ein ehrlicher Ausgangspunkt: Zählen Sie zusammen, wie viele Stunden pro Woche für manuelle Auftragsabwicklung, für IT-Wartung und Schnittstellenpflege und für Serviceanfragen draufgehen, die Kunden selbst hätten beantworten können. Das Ergebnis ist selten das, was Sie erwarten.

Möchten Sie wissen, wie Großhändler in der Benelux-Region diesen Schritt gemacht haben? Nehmen Sie Kontakt mit CloudSuite auf für ein Gespräch darüber, was in Ihrem Betrieb zu gewinnen ist.

Die Marge verdampft an beiden Seiten. Aber nicht überall gleich stark.

Das war Teil 2. In den ersten beiden Teilen ging es beim Druck vor allem um das, was innerhalb Ihrer eigenen Mauern geschieht: Kapazität und Marge. Aber es gibt auch Druck von außen. In Teil 3, Groß werden, ohne groß zu werden, betrachten wir die Konsolidierungswelle im Großhandel und wie Sie mit Anbietern konkurrieren, die im großen Maßstab agieren.