Een nieuw e-commerce platform kiezen in 6 stappen

Er is tegenwoordig een verscheidenheid aan e-commerce platforms waar een webshop op kan draaien. Ook zijn er veel verschillende partijen die de software leveren. Hoe vind je de software en de leverancier die bij jouw wensen en organisatie passen? In deze derde blog over replatforming helpen we je een keuze te maken door middel van een stappenplan.

De overstap van het ene naar het andere e-commerce platform (replatforming) gaat niet over één nacht ijs. Het gaat om bedrijfskritische software en er komt veel bij kijken. Om een passende keuze te maken voor jouw organisatie, raden we je aan de volgende stappen te doorlopen:

1. Stel de requirements op
2. Bepaal de prioriteiten (MoSCoW-methode)
3. Stel een longlist op
4. Maak een shortlist
5. Vraag offertes aan en vergelijk
6. Kies de leverancier

1. Stel de requirements op

Het klinkt als een open deur, maar voordat je op zoek gaat naar een e-commerce platform en leverancier is het belangrijk te weten wat je requirements zijn. Denk hiervoor ook aan de toekomst (internationalisering, uitbreiding shops). Om tot een zo compleet mogelijke lijst van requirements te komen, neem je de wens van je klant ook mee. Waar zijn zij tevreden over en welke klachten heb je wellicht ontvangen over de huidige webshop? De requirements omschrijf je in user stories om zo volledig mogelijk te zijn.

Een aantal criteria om mee te nemen:

• Welke ondersteuning heb je nodig zodra het platform live is?
• Is de locatie / tijdzone belangrijk i.v.m. support aan vestigingen in verschillende landen?
• Met welke IT systemen moet er gekoppeld kunnen worden?
  

2. Bepaal de prioriteiten

Je hebt nu waarschijnlijk een lange lijst aan requirements. Maar hoe belangrijk zijn deze stuk voor stuk? De MoSCoW-methode is een overzichtelijke manier om op uniforme wijze prioriteiten te stellen. Binnen deze methode bestaan 4 type requirements en per requirement geef je aan onder welk type deze valt:

1. Must-have
   Dit zijn de minimale requirements waar het e-commerce platform zeker aan moet voldoen. Zonder deze onderdelen heeft het geen zin om aan het replatformingproject te beginnen. Stel dat één van de belangrijkste redenen voor replatforming is dat je realtime voorraad en levertijd in je webshop kan laten zien, dan zal een must-have zijn dat het platform en het ERP-systeem gekoppeld moeten worden.
   
2. Should-have
   De should-haves zijn zeer gewenste requirements. Het kan zijn dat het een functionaliteit betreft die niet vanaf dag 1 in de webshopsoftware mogelijk hoeft te zijn, maar op korte termijn is het wél een vereiste. Denk bijvoorbeeld aan een PIM-tool (Product Information management). Wanneer je op dit moment alle productinformatie in een extern systeem beheert en je weet nu al dat je over 3 maanden een project start met de focus op procesautomatisering, dan kan je de integratie met een PIM als should-have noteren.
3. Could-have
   Op dit moment gebruik je wellicht al een DAM-tool (Digital Asset Management) en het werkt opzich prima. Wél is het één van die losse tools waar je eigenlijk vanaf wilt, want je betaalt er licentiekosten voor en het is niet geïntegreerd met je huidige webshop. Het zou prettiger zijn als de tool wél volledig geïntegreerd zou zijn met de nieuwe webshop. Could-haves worden ook wel nice-to-haves genoemd en zijn eisen die mooi zouden zijn als ze binnen budget en levertijd van het project vallen. Het is echter geen probleem als deze requirements niet meteen meegenomen worden.
4. Won’t-have
   Won’t-haves zijn wensen die op het moment meer zouden kosten dan opleveren. Wellicht dat deze eisen in de toekomst wél interessant zijn om te implementeren.

3. Stel een longlist op

Om de juiste aanbieder te vinden, is het verstandig om marktonderzoek te doen. Wie zijn de gevestigde e-commerce partijen en wie de nieuwkomers? Door (online) deskresearch te doen kom je al veel te weten. Vaak zijn er klantcases te vinden waaruit blijkt of een bepaalde aanbieder bij jouw branche past en welke resultaten zij behaald hebben.

Nog een paar tips:

• Vergeet niet om je eigen medewerkers bij je onderzoek te betrekken. De mensen van IT, marketing en klantenservice hebben veel kennis in huis.
• Als je niet zelf mag beslissen, neem dan degene mee die wél beslissingsbevoegdheid heeft.
• Je kunt veel leren van de ervaringen van anderen die jou voorgegaan zijn met replatforming. Zij zitten waarschijnlijk al in je netwerk of er zijn beurzen of congressen waar je ze kunt ontmoeten.
• Vraag je ook af wat het beste bij jouw organisatie past: rechtstreeks zaken doen met de maker van de software of werken met een tussenpartij.

Als je al deze stappen hebt gezet, kun je een longlist opstellen van potentiële e-commerce platform partijen. Je kan deze partijen vrijblijvend benaderen met een aantal (standaard)vragen. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een RFI (Request for Information) of RFP (Request for Proposal). Doel hiervan is om een beeld te krijgen van de aanbieders. Hoe werken ze en past dat bij jou? Bieden zij wat je zoekt en binnen het beschikbare budget?

4. Maak een shortlist

Wanneer je de informatie hebt ontvangen, vallen er vaak al een aantal partijen af. Dit kan te maken hebben met de SLA (Service Level Agreement) die niet past bij jouw kantooruren.

Er blijft een lijst over van de partijen die voldoen aan jouw requirements. Plan een meeting met deze partijen in en laat ze pitchen. Je merkt dan al vrij snel of er een klik is en of je vertrouwen hebt in hun verhaal. Vervolgens stel je een shortlist op met de drie interessantste partijen waar je mogelijk mee in zee wilt gaan.

5. Vraag offertes aan en vergelijk

De drie overgebleven partijen vraag je om een offerte. Het is belangrijk dat je met hen deelt wat de huidige situatie is en wat de gewenste situatie is. Aan welke (rand)voorwaarden moet de leverancier voldoen? Focus vooral op functionaliteit en niet op techniek. Hou voor ogen dat het gaat om een zo prettig mogelijke klantbeleving.

Let bij de offertes op wat is inbegrepen en waar ze extra kosten voor in rekening brengen. Een aantal vragen die je sowieso wilt kunnen beantwoorden zijn:

• Gaat de leverancier voor de gestelde requirement uit van standaard functionaliteiten of vallen deze onder maatwerk? En wat betekent dit voor eventuele updates van het platform?
• Is support op het webshopplatform meegenomen in de licentieprijs of worden er kosten in rekening gebracht per vraag / uur?
• Wordt de hosting apart in rekening gebracht of is dit onderdeel van de licentie?
• Betaal je per update of zijn updates een onderdeel van de licentie?

6. Kies de leverancier

Nu is het moment aangebroken waarop je de keuze maakt voor een leverancier. De checklist van Ray Carter (onder andere schrijver van managementboeken) is hiervoor een handig hulpmiddel. In deze checklist vink je tien punten af om tot de beste match te komen. Zo denk je niet achteraf ‘oké, de aanschafprijs was laag, maar de kwaliteit die werd geleverd en de communicatie was onder de maat’. In plaats daarvan kies je met de volste vertrouwen voor de partij waarmee je de samenwerking aan gaat!

In ons eerste blog heb je kunnen lezen waarom replatforming jouw webshop een enorme boost geeft. Volgende week volgt de vierde en daarmee laatste blog uit deze 4-delige serie over replatforming. In die blog gaan we in op de vraag “Hoe implementeer je een nieuw e-commerce platform?”.

Heb je hulp nodig bij het selecteren van een webshop software partner? CloudSuite helpt je graag! Wij kunnen je voorzien van documenten, vragenlijsten en advies.
Neem gerust contact met ons op via telefoonnummer: 030-7501525 of e-mail: info@cloudsuite.com